Cum devii mai eficient în ceea ce faci?

Ți-ai dorit cel puțin o dată ca ziua să fie mai lungă, ca să te poți ocupa de toate activitățile pe care le ai de realizat? Cum ar fi însă să le poți rezolva pe toate în timpul pe care îl ai la dispoziție, dar cu o mai mare eficiență?

Îți prezentăm câteva metode care, aplicate stilului tău de lucru, te pot ajuta să îți gestionezi mai bine timpul și să fii mai eficient.

Evită multitasking-ul

Deseori cădem în capcana ideii că dacă reușim să facem mai multe activități simultan, suntem mai eficienți. Vorbim la telefon cu un client în timp ce lucrăm la un raport, scriem un email în timp ce participăm la o ședință, convinși că le putem face bine pe amândouă în același timp. Creierul nostru nu procesează însă informațiile simultan, ci secvențial.

Trecerea de la o activitate la alta este atât de subtilă, încât nu o percepem, ceea ce ne oferă iluzia că economisim timp și devenim mai productivi, când de fapt calitatea activităților noastre are de suferit, pentru că ne îndreptăm rapid atenția de la una la cealaltă, scăpând inevitabil din vedere unele detalii. (1)

Identifică timpii morți de-a lungul unei zile

Pentru a reuși să devii mai eficient, este necesar să afli care sunt distractorii care te împiedică să începi să lucrezi sau care îți întrerup frecvent activitatea:

• Îți verifici prea des emailul?
• Petreci prea mult timp pe rețele de socializare?
• Ți-ai setat alerte și notificări pe calculator sau telefon care te întrerup frecvent?
• Conversațiile cu colegii de birou au tendința să se lungească mai mult decât ți-ai dori?

Monitorizează-ți activitatea și observă care sunt acele comportamente care se repetă prea des și care te împiedică să lucrezi eficient. O serie de aplicații pe telefon sau calculator te pot ajuta în acest sens. Odată identificate, îți poți face o idee despre timpul irosit pe activități extra și poți începe să lucrezi la o strategie de a-l reduce. (2)

Stabilește obiective S.M.A.R.T.

Filosofia S.M.A.R.T. se referă la stabilirea unor obiective care să respecte o serie de criterii. Un obiectiv de acest tip ar trebui să fie:

• Specific (cât mai clar şi detaliat enunțat, astfel încât să cuprindă răspunsul la întrebări precum: ce îmi propun? cum voi realiza asta? de ce este important pt mine?)
• Măsurabil (obiectivul trebuie cuantificat, de aceea este utilă folosirea de numere, procente, comportamente care pot fi observate si evaluate cu uşurinţă; lipsa măsurabilităţii face dificilă  observarea schimbării pe care o dorim)
• (posibil de) Atins (obiectivul nu trebuie să nu fie nici prea uşor, nici prea greu de realizat)
• Relevant (acest criteriu se referă la importanța unui obiectiv pentru activitatea noastră, la încadrarea sa în sfera noastră de interese)
• (încadrat în) Timp (obiectivul trebuie atins într-o perioadă de timp, de aceea este utilă stabilirea unui dead-line). (3)

Învață să prioritizezi

De-a lungul unei zile de lucru avem sarcini diferite ca importanță, iar de rezolvarea tuturor depinde bunul mers al activității noastre. De aceea este indicat să ierarhizezi  sarcinile în funcție de:

• importanță - evaluată în funcție de contribuţia pe care o aduc la realizarea scopului şi obiectivelor tale de lucru; de exemplu, realizarea unei sarcini care ține de un client poate fi mai importantă decât rezolvarea unor sarcini administrative;
• urgență - de exemplu, încadrarea în termene limită legale, respectarea unor deadline-uri importante în cadrul organizației/echipei tale etc.

Ordonarea activităților în funcție de aceste criterii la început de zi se poate dovedi utilă pentru o mai bună gestiune a timpului tău. Ideal ar fi să-ți planifici astfel nu doar ziua în curs, ci și săptămâna/luna, dacă natura activității tale sau specificul companiei îți permit acest lucru. Un alt aspect important este să ai în vedere și necesitatea replanificării, atunci când noi urgențe intervin. (4), (5)

Fă pauze

Mai multe ore de lucru nu înseamnă neapărat și o creștere a productivității. La această concluzia a ajuns încă de la mijlocul anilor 1920 și Henry Ford, managerul companiei de automobile care îi poartă numele. Studiind productivitatea angajaților săi, a observat că aceștia erau mai puțin eficienți atunci când lucrau mai multe ore pe zi și mai multe zile pe săptămână, așa că a făcut ajustări în programul de lucru, reducându-le activitatea la 8 ore pe zi, timp de 5 zile pe săptămână (orar care astăzi este un standard). Rezultatele modificărilor sale nu au întârziat să apară, compania sa ajungând una dintre cele mai profitabile la jumătatea secolului trecut. (6)

Între timp, studiile desfășurate de psihologi și oamenii de știință au validat ideea că pauzele sunt benefice pentru creșterea eficienței, pentru că te ajută să redobândești energie și să te poți concentra mai ușor asupra activității. În plus, ai mai mari șanse de a-ți menține un nivel constant al performanței, în timp ce a lucra timp îndelungat fără pauze duce la o scădere a eficienței. Când iei o pauză, încearcă să schimbi planul de concentrare: de exemplu, dacă te-ai concentrat în realizarea unei activități mentale, când faci pauză fă ceva cu semnificaţie emoţională pentru tine sau mișcă-te câteva minute.

La fel de important este să nu sari peste pauza de prânz ca să câștigi timp pentru lucru, iar când simți că ai ajuns la un nivel ridicat de oboseală acumulată în timp, ia-ți câteva zile libere. (7), (8)

Începe ziua cu activitățile dificile

Unul dintre cei mai mari dușmai ai eficienței este amânarea începerii unei activități. Cu cât e mai dificilă și nu ne place, cu atât avem tendința să o tărăgănăm. Studiile privind comportamentul uman au arătat însă că oamenii preferă activitățile care devin mai plăcute pe măsură ce se derulează.

Raportată la mediul de lucru, realizarea celor mai neplăcute sau grele activități în prima parte a zilei le va face pe celelalte să pară mult mai ușoare și mai plăcute. De asemenea, în prima parte a zilei avem de obicei cel mai înalt nivel de energie, suntem mai odihniți și ne putem concentra mai ușor. Pe de altă parte, cu cât amânăm pe mai târziu activitățile mai grele, cu atât ne va fi mai greu să le începem. (9)

Finalizează fiecare activitate pe care o începi

Lucrurile pe care le lași neterminate pot fi o sursă de stres, împiedicându-te să te concentrezi complet la celelalte activități. Pe de altă parte, aduci când duci la bun sfârșit o sarcină, starea de mulțumire și încântare îți dau energia necesară să te ocupi și de următoarea. (10)

Concluzii

• Multitasking-ul oferă iluzia eficienței, de aceea este mai indicat să-l eviţi sau să-l elimini complet din rutina ta de lucru.
• Lucrează în secvențe de timp în care să te concentrezi asupra a ceea ce faci, după care ia pauze de relaxare.
• Începe-ţi ziua planificând sarcini de care trebuie să te ocupi, în funcție de importanța și urgența lor.
• Împarte echilibrat activităţile pe durata unei săptămâni, astfel încât să nu supraîncarci începutul ei.
• Păstrează notițele care te ajută să nu uiți diverse lucruri într-un singur loc (computer, agenda)
• Nu îți planificaţi ziua 100%, ci păstrează o parte din timp și pentru situațiile neprevăzute.